让采购“创造利润”

企业采购，是企业经营管理中一个比较棘手的环节。很多管理者不得不制定一套貌似严谨的采购制度，以约束企业采购中可能出现的腐败行为

    企业采购，是企业经营管理中一个比较棘手的环节。很多管理者不得不制定一套貌似严谨的采购制度，以约束企业采购中可能出现的腐败行为。遗憾的是，效果并不那么明显。
    当有人说，以花钱为己任的采购环节也可以产生利润。你信吗？
信息脱节，影响采购价格
2009年，一家集团公司的上海分公司和海南分公司分别购买了一批IBM电脑，型号相同，配置相差无几，但海南分公司的购买价格，却比上海分公司高出近两倍。这是为什么？
    李玉新，美国Emptoris集团副总裁、大中国区总经理。据他讲，一个集团的分公司花不同的钱，采购相同产品的事情经常发生。为什么？集团的采和购两个环节是脱节的，他说：“每个集团都有采购部，当所有分公司都要去买同一产品时，集团就可以将信息整合一下跟供应商统一谈判，这样做一般都可以拿到一个好的价格。但实际上，这个部门对下属分公司的控制力非常弱小。因为，很多集团采用的是分散管理，所购产品都是由各分公司单独按照所需去进行采购和结算。”上面抽举例子中海南分公司的采购负责人，恰恰对IT产品不是很懂，不知道有哪些好的供应商，也不知道有哪些好的采购方式和经验，只知道IBM的品牌不错。因此，即便是对方开出了一个天价，他也认为是合理的。其实，在李玉新看来，这种问题很好解决，“如果集团有一个统一的采购知识库和管理平台，采购资源和信息共享的话，海南分公司就可以轻易了解到兄弟公司的采购价格和数据。”
    除了集团分公司之间采购信息的脱节外，传统采购还有一个最大的问题，就是整个采购流程并不是很透明，效率也不是很高。
    在传统采购模式下，企业采购流程非常复杂，包括采购申请、信息查询发布、招标投标评标、洽谈签约结算，物流配送交割、协调相关部门等环节全部手工操作，浪费了极大时间成本和人力成本，过程效率低下。采购部门的管理人员需要处理大量的事务工作，无法在战略的高度上，担任起所负责项目的损益分析、评估和决策，也不可能实行前瞻性的采购管理、建立供应商战略合作伙伴关系、重新审视采购模型、供应商合理化运作,等等。
    所有的采购流程都是靠人，这样的结果往往是，采购人员拿着一个最终的授标合同请老板去签字。老板看了这个合同想了又想，不知道应该不应该签，因为他不知道这个标的最终结果是怎么来的，没有一个系统可以让这个老总在签约之前，看到这个产品是以什么样的方式、从哪些供应商、通过哪些流程和什么样的评标方式选出来的。光凭口头报告，很容易造成人为的因素在里面。
    虚增采购成本，便是这种传统采购形式下的产物。据记者了解，就连为灾区进行的集中采购，也会时不时爆出采购环节的种种问题。
两步招标，提高采购透明度
    怎样才能提高采购的透明度，进而提升采购经营的整体竞争力和效率？
    2001年，摩托罗拉陷入衰退困境，销售额骤降。公司要求从各个方面缩减成本，摩托罗拉采购部门当时在系统整合和协调方面已经比较成熟，但整个采购流程中，产品经理们采取的依然是面对面地与供应商进行谈判的采购形式。会议有时持续数周，买卖双方都需要承担大笔的差旅成本。同时，由于谈判条款涉及产品规格、定价、数量、日期、保修、送货细节和无数其他潜在因素，谈判过程常常会花费产品经理数周的时间，而且还需要使用复杂的电子表格，辛苦地进行评估直到最后拟订合同。
    为了解决这个问题，摩托罗拉从8家顶级软件供应商的方案中，选择了一套Emptoris的解决方案进行测试。以采购人员评估多个合同分配方案为例，以前这种优化需要花费数日或数周时间，摩托罗拉现在只需要几个小时就可以完成。由于过程很快，采购人员有更多时间来思考从单一供应商那里采购多类产品，以获得“捆绑折扣”，或者发现和拓展新的供应商。
    据李玉新介绍，借助这样的采购系统，不光可以提高工作效率，还可以提高采购环节的透明度。
    2009年12月，中国某大型国有石油公司从Emptoris选择了一套解决方案，用于全球采购和运营。李玉新介绍，在这套解决方案里，系统被做成两步招标，分别是技术标和商务标。技术标是标书文件中的技术部分，包括技术方案、产品技术资料、实施计划等设计化的内容；商务标则是标书中有关商务的部分，包括商务流程、付款、合同等报价方面的内容。一般而言，企业采购是以技术标为准，商务标作参考。
    “供应商将标的直接输入到系统里，在这个过程中，买方人员看不到里面的内容，直到开标。首先开技术标，技术标开出来之后，大家就可以评标了，哪个人的技术方案最好，做一个最终的技术评标的排名。如果只选择前三家供应商，剩下供应商的报价再便宜，我们也不考虑。然后再开商务标，但我们只将技术最靠前的供应商的标书打开。打开商务标时，必须通过系统走一个内部的审批流程，如果不走这个审批流程，是打不开后面的商务标的。这样的话，我们就可以先挑出技术方案比较好的供应商，然后再去看价格，如果技术方案不合格的人，我们就可以直接把他删除掉。”先选技术，后看商务，评标的过程完全通过系统进行操作，这样的结果就可以避免在采购过程中出现过多的人为因素。
反向拍卖，降低采购成本

2000年9月，美国一家公司到中国进行采购，采购标底为1986+5%万美元，采购内容为铸铁件，包含箱体、底座、盖、管等几十种零部件。最终这家公司以1251万美元完成采购任务，节约采购成本37%，计735万美元。也就是说，以中国企业的销售利润为5%计算，美国公司的采购使中国企业的利润减少了735万美元，中国企业要再销售14700万美元的产品才能把这部分利润弥补回来。而这家公司使用的，便是被很多国外企业广泛应用的反向拍卖技术。
    如今，反向拍卖的采购技术也被中国企业所应用。李玉新介绍说：“反向拍卖是一种为买方采购服务的，并逐级向下竞价的一对多的商务过程。以前的传统拍卖，都是卖家等待买家来竞价，买家谁出的价格越高，谁就是最好的。现在这个反向拍卖，就是说买家等待卖家出最低价格，谁的价格越低，他就会选择谁。这种方案最大的好处，就是为采购方减少成本。”
    但是，李玉新一再强调，并不是所有的采购都适合于反向拍卖这种方式：“首先，反向拍卖比较适合采购非独占性的产品，也就是拥有较多供应商的产品；其次，这个产品比较容易用一些文字性和技术性的方法来界定；最后，采购量比较大，对中标者有足够吸引力。”
    举个例子，公司要买1000万件制服，很多工厂一年也就做500万件，一旦争取到部分份额，意味着这家工厂一年都可以过得很好，因此，他会拿出最好的价格来争取这个项目。在这种情况下，公司就可以应用反向拍卖的技术来进行采购，由供应商直接提供价格，买方再从最优惠的厂家中，筛选出质量等因素符合自己要求的那家。
    但是，如果企业要做一个外包矿山这样一个项目的话，肯定是不能用反向拍卖的，此类采购更适合用询底价的方式。大都是需要承包商们先向企业提供一个技术方案，然后针对这些方案进行几轮甚至几十轮讨论和筛选，从中选择一种或者是两种方案，然后再基于所选方案，让所有承包商进行报价，从中再选择一个性价比最好的供应商。
    “反向拍卖其实是一个非常简单的解决方案，它不只是说给你提供一个反向拍卖的采购技术，而是提供了一个从供应商到产品类别的分析，到供应商的准入和登记，包括供应商的绩效考核，以及到招投标，合同的制定等一系列信息的管理。”在李玉新看来，这类采购系统不光帮助企业解决了采购过程中遇到的问题，同样为之后的查询工作奠定了基础。“用传统的采购方式，如果有人想查询去年某一个项目在招投标过程中，第二轮发标的时候供应商是怎么回答的，很多人肯定很难想起这些细节的问题。但如果应用此类系统的话，供应商在线上回答的任何问题都有记录，可以随时到系统中查询。”
    有数据表明，企业原材辅料采购成本，占企业销售额的20%左右，因此采购成本每降低1元所获取的效益相当于多销售20元产品这样也就不难理解，为什么会有那么多的企业把注意力投向了采购模式的变革。